LAYANAN SIRKULASI DI PERPUSTAKAAN
Abstrak
Perpustakaan
sebagai pusat sumber informasi harus dapat memberikan pelayanan yang baik
kepada para penggunanya. Layanan perpustakaan merupakan layanan yang diberikan
oleh lembaga perpustakaan kepada pengguna perpustakaan. Perpustakaan akan
dianggab bagus apabila sistem pelayanannya juga bagus dan memadai. Sebaliknya
jika pelayanan perpustakaan buruk, maka perpustakaan akan memiliki citra yang
buruk pula. Utuk itu penerapan-penerapan layanan perpustakaan haruslah
bersistem dan berorientasi kepada pengguna. Agar selain perpustakaan
mendapatkan citra yang baik dan menyebarkan informasi yang berguna bagi
masyarakat luas.
Kata
kunci : perpustakaan, layanan sirkulasi.
I.
Pendahuluan
layanan perpustakaan merupakan hal yang
sangat penting dalam sebuah perpustakaan. informasi yang dimiliki oleh
perpustakaan harus dapat disebarkan kepada masyarakat yaitu dengan cara
memberikan jasa layanan koleksi. koleksi yang sudah dikumpulkan di perpustakaan
kemudian diolah dan dirawat akan menjadi sangat berguna apabila informasi yang
berada di dalamnya dapat dimanfaatkan oleh masyarakat untuk menambah
pengetahuan dan keterampilan. layanan pengguna ini mencakup kedalam dua jenis
pelayanan yaitu layanan sirkulasi dan layanan referensi. namun, pada artikel
ini akan dibahas lebih dalam mengenai layanan sirkulasinya saja.
layanan sirkulasi merupakan kegiatan
yang melayani peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan. dimana kegiatan
ini memiliki tujuan supaya mesyarakat atau pengguna perpustakaan memiliki kesempatan untuk mempelajari isi
dari sumber informasi yang diminati. dalam ilmu perpustakaan, kegiatan
sirkulasi sering dikenal dengan peminjaman atau pengembalian buku. namun
sebenarnya pengertian layanan sirkulasi adalah mencakup seluruh kegiatan
seperti pencatatan yang memiliki kaitan dengan pemanfaatan koleksi dengan tepat
guna dan waktu untuk kepentigan pengguna perpustakaan.
layanan sirkulasi yang diberikan oleh
perpustakaan merupakan jenis layanan yang lebih berorientasi kepada pengguna.
karena hampir seluruh kegiatan dalam layanan ini adalah berhubungan langsung
dengan penggunanya. salah satu adalah contohnya seperti peminjaman atau
pengembalian buku. ketika seorang pengguna perpustakaan ingin meminjam sebuah
buku, maka ia akan dilayani oleh pustakawan yang bekerja dalam layanan
sirkulasi. Metodologi Penelitian
Metode yang digunakan dalam penelitian
ini adalah metode deskriftif analisis. deskriptif analisis merupakan metode
penelitian yang dilakukan dengan cara memusatkan diri kepada suatu objek tertentu yang
bersifat aktual, kemudian dilanjutkan dengan mengumpulkan data-data yang
relevan untuk kemudian dijelaskan dan dianalisa sehingga dapat ditarik sebuah
kesimpulan atau inti sari.
II. Pembahasan
1.
Pengertian
Layanan Sirkulasi
kata sirkulasi berasal dari bahasa
inggris “circulation” yang artinya
perputaran, peredaran seperti pada sirkulasi udara, sirkulasi uang dan lain
sebagainnya.[1]
jadi dalam istilah perpustakaan maka
kata sirkulasi dapat diartikan sebagai peredaran atau perputaran koleksi buku untuk
dimanfaatkan nilai gunanya oleh seluruh pengguna perpustakaan secara umum.
Salah satu kegiatan utama atau jasa
utama perpustakaan adalah peminjaman buku dan materi lainya. Kegiatan
peminjaman ini sering dikenal dengan nama sirkulasi artinya peminjaman. Bagian
ini, terutama meja sirkulasi, seringkali di anggap ujung tombak jasa
perpustakaan karena bagian inilah yang pertama kali berhubungan dengan pengguna
atau pemakai serta paling sering di gunakan pemakai, karenanya unjuk kerja staf
sirkulasi dapat berpengaruh terhadap citra perpustakaan.[2]
2.
Sistem
Layanan Sirkulasi
a. Sistem Layanan Terbuka (Open Access)
layanan terbuka adalah sistem layanan yang
memungkinkan pengunjung perpustakaan secara langsung dapat memilih, menemukan
dan mengambil sendiri bahan pustaka yang dikehendaki dari jajaran koleksi
perpustakaan. layanan terbuka ini adalah sistem layanan yang memperbolehkan
pengunjung perpustakaan masuk ke ruang koleksi untuk melihat, membuka-buka
pustaka dan mengambilnya dari tempat penyimpanan untuk dibaca ditempat atau
dipinjam untuk dibawa pulang.
agar pengguna perpustakaan dapat menggunakan koleksi
dengan baik, maka pengguna perlu mengerti sistem ini. karena jika tidak
pengguna akan merasa bingung untuk menemukan koleksi yang ingin dicarinya.
selain itu, sistem ini juga memiliki beberapa kelebihan dan juga kekurangan.
adapun kekurangan dan kelebihan sistem layanan terbuka ini adalah sebagai
berikut:
Kelebihan
· kartu-kartu
katalog tidak mudah rusak, karena
sedikit yang menggunakannya. pada umumnya mereka langsung menuju rak buku untuk
memilih sendiri.
· menghemat
tenaga, sebab dalam sistem ini petugas tidak perlu mengambilkan koleksi yang
dibutuhkan. petugas hanya mencatat dan kemudian mengembalikan buku-buku yang
telah dibaca maupun yang dikembalikan hari itu ditempat.
· judul-judul
yang diketahui dan dibaca lebih banyak.
· akan
segera diketahui judul buku yang sedang dipinjam, nama dan alamat peminjam.
Kekurangan
· frekuensi
kerusakan lebih besar.
· memerlukan
ruangan yang lebih luas, sebab letak rak satu dengan yang lainnya memerlukan
jarak yang lebih longgar.
· susunan
buku menjadi tidak teratur, oleh karena itu pustakawan harus sering mengadakan reshelving.
· bagi
pengguna pemula yang datang keperpustakaan tersebut sering kebingungan dalam
mencari buku.
b.
Sistem
Layanan Tertutup (Close Access)
Sistem layanan tertutup merupakan sistem
layanan yang tidak memperbolehkan pengunjung perpustakaan masuk ke ruang
koleksi. Pengunjung memilih koleksi yang ingin dipinjamnya melalui katalog
perpustakaan dan setelah ditemukan sandi bukunya kemudian dapat diminta pada
petugas untuk mengambilkannya. Pengertian lain tentang sistem tertutup ini
adalah suatu layanan yang tidak memungkinkan pengguna untuk memilih dan
mengambil sendiri akan koleksi perpustakaan yang diinginkannya. Koleksi yang
ingin dipinjam dapat dipilih melalui daftar koleksi/katalog yang tersedia
kemudian koleksi tetsebut akan diambilkan oleh petugas.
Berdasarkan pengertian diatas, dapat
dikatakan bahwa sistem layanan tertutup adala sistem yang tidak memberikan
kebebasan kepada pengguna untuk mencari koleksi yang diinginkan. Pencarian
koleksi harus melalui kartu katalog kemudian petugas diminta untuk
mengambilkannya. Layanan dengan sistem tetutup ini juga memiliki kelebihan dan
kekurangan, yaitu:
Kelebihan
· daya
tamping koleksi lebih banyak, karena jajaran rak satu dengan yang lainnya lebih
berdekatan.
· susunan
buku akan lebih teratur dan tidak mudah rusak.
· kerusakan
dan kehilangan koleksi akan lebih sedikit bila dibandingkan dengan sistem
terbuka.
· tidak
memerlukan meja baca di ruang koleksi.
Kelemahan
· terdapat
sejumlah koleksi yang tidak pernah keluar/dipinjam.
· sering
menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan misalnya seperti salah paham antara
petugas dan peminjam.
· terjadi
antrian panjang pada saat peminjaman maupun pengembalian buku, keadaan ini
berarti membuang waktu.[3]
3.
Kegiatan
Layanan Sirkulasi
Kegiatan layanan sirkulasi merupakan
hal-hal atau pekerjaan apa saja yang dilakukan dalam layanan. Kegiatan dalam
layanan sirkulasi lebih banyak berhubungan langsung dengan pengguna
perpustakaan. Karena layanan ini memang ditujukan kepada pengguna perpustakaan.
Adapun kegiatan-kegiatan layanan yeng dilakukan pada layanan sirkulasi adalah
sebagai berikut:
a. Keanggotaan
Bagian sirkulasi salah satu kegiatannya
adalah menerima pendaftaran anggota perpustakaan. Untuk beberapa perpustakaan
tugas menerima keanggotaan perpustakaan ada yang menjadi tanggung jawab bagian
tata usaha perpustakaan. Selain menerima pendaftaran anggota, bagian sirkulasi
juga bertanggungjawab terhadap perpanjangan keanggotaan perpustakaan.
b. Peminjaman
dan Pengembalian Bahan Pustaka
Bagian Sirkulasi Bertanggung Jawab Untuk
Melakukan Kegiatan Peminjaman Dan Pengembalian Bahan Pustaka Yang Dipinjam Oleh
Pemakai Perpustakaan. Sistem Yang Digunakan Bisa Bermacam-Macam Tergantung Dari
Sistem Yang Digunakan. Pada Umumnya Perpustakaan Hanya Menggunakan Satu Sistem
Peminjaman.
c. Perpanjangan
peminjaman koleksi
Koleksi Yang Dipinjam Di Perpustakaan
Apabila Sudah Habis Waktu Peminjamannya Namun Masih Dirasa Diperlukan Oleh
Pengguna, Maka Bisa Diberlakukan Perpanjangan Peminjaman. Dengan Syarat
Pengguna Harus Mengkonfirmasi Kembali Kepada Petugas Layanan Sirkulasi Bahwa
Koleksi Tersebut Ingin Diperpanjang Lagi Masa Peminjamannya.
d. Penagihan
Bagian sirkulasi juga bertugas
memberikan surat peringatan kepada pengguna yang terlambat mengembalikan bahan
pustaka. Surat peringatan ini biasanya singkat dan jelas berisi pemberitahuan
kepada pengguna bahwa dirinya mempunyai peminjaman bahan pustaka yang belum
dikembalikan. Surat peringatan pada umumnya diberikan sampai dua kali, jika
surat pertam belum mendapatkan tanggapan maka dalam jangka waktu tertentu
(misalnya 10 hari) akan diberikan surat
peringatan yang kedua.
e. Sanksi
Jika ada anggota yang terlambat
mengembalikan atau merusak bahan pustaka yang dipinjam, maka bagian sirkulasi
memberikan sanksi sesuai dengan aturan yang berlaku. Sanksi bagi yang terlambat
mengembalikan biasanya dikenai denda sejumlah uang tertentu. Misalnya Rp. 100,-
(seratus rupiah) untuk setiap buku yang terlambat dikembalikan utuk satu hari
masa keterlambatan.
f. Memberikan
keterangan bebas pinjam
Bagian sirkulasi juga bertanggung jawab
terhadap pengeluaran surat bebas pinjam bahan pustaka. Pada lingkungan sekolah
surat bebas pinjam bahan pustaka digunakan untuk pendah sekolah, atau kegiatan
lain yang masih terkait. [4]
III.
Kesimpulan
Layanan
sirkulasi merupakan layanan yang ditujukan kepada pengguna perpustakaan. Sistem layanan ini terbagi menjadi dua bentuk
yaitu sistem layanan terbuka (open access) dan sistem layanan tertutup (close
access). Kegiatan layanan ini meliputi kenggotaan, peminjaman koleksi
perpuatakaan beserta pengembalian, perpanjaman jangka peminjaman, penagihan
koleksi yang terlambat dikembalikan, pemberian sanksi dan memberikan keterangan
bebas peminjaman terhadap pengguna perpustakaan.
[1] Lasa Hs, Jenis-Jenis Informasi Perpustakaan, (Yogyakarta: Gadjah Mada
University Press, 1995)
[2] Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, (Jakarta:
Gramedia Pustaka Utama, 1994)
[3] Wiji Suwarno, Organisasi Informasi Perpustakaan,
(Jakarta: Rajawali Pers, 2016)
[4] Darmono, Perpustakaan Sekolah, (Jakarta: Grasindo, 2007)
